Montag, 9 Uhr. Das Postfach der Zentralen Studienberatung füllt sich mit Dutzenden Anfragen: Studienplatzbewerbungen, Fragen zur Immatrikulation, Prüfungswiederholung, Teilzeitstudium, Beurlaubung, Finanzierungsmöglichkeiten. Und das ist erst der Anfang der Woche.
Dieses Szenario ist an deutschen Hochschulen kein Einzelfall – es ist Alltag. Die Studienberatung steht unter einem strukturellen Druck, der in den letzten Jahren stetig gewachsen ist. Und mit ihr die Beraterinnen und Berater, die versuchen, jeden Ratsuchenden wirklich zu erreichen.
Ein wachsendes Missverhältnis
Die Studierendenzahlen in Deutschland haben sich in den vergangenen zwei Jahrzehnten mehr als verdoppelt. Gleichzeitig ist die Zahl der Beratungsstellen nicht im gleichen Maße gewachsen. Das Ergebnis: Wachsende Anfragevolumen treffen auf begrenzte Kapazitäten.
3 Mio.+
Studierende an deutschen Hochschulen – Tendenz steigend
~70 %
der Anfragen betreffen wiederkehrende Standardthemen
Wochen
Wartezeiten auf persönliche Beratungstermine an großen Hochschulen
„Wir wollen jedem Studierenden wirklich helfen. Aber wenn 80 Anfragen pro Tag eingehen und jede einzelne beantwortet werden muss, bleibt für komplexe Fälle schlicht keine Zeit mehr."
Was hinter den Anfragen steckt
Wer in der Studienberatung arbeitet, kennt das Muster: Ein großer Teil der eingehenden Fragen ist wiederkehrend. Fristen für die Rückmeldung, Voraussetzungen für einen Hochschulwechsel, Möglichkeiten zur Verlängerung der Regelstudienzeit – diese Informationen sind zwar auf der Hochschulwebseite verfügbar, aber nicht immer leicht auffindbar oder verständlich formuliert. Das Ergebnis: Studierende fragen lieber direkt nach.
Das ist menschlich verständlich. Und gleichzeitig bindet es Ressourcen, die dringend für komplexere Beratungsgespräche gebraucht werden – für Studienabbruchgefährdete, internationale Studierende mit Sprachbarrieren oder Personen in Notsituationen.
Kapazitätsengpässe: Lange Wartezeiten für persönliche Termine führen zu Frustration und im schlimmsten Fall zu falschen Entscheidungen.
Hohe Belastung des Teams: Wiederholende Standardanfragen blockieren Kapazitäten für tiefgehende Beratungsgespräche.
Schlechte Erreichbarkeit: Öffnungszeiten der Beratung decken sich nicht mit den Bedürfnissen von Studierenden, die abends oder am Wochenende Fragen haben.
Finanzierungsdruck: Mehr Personal ist keine Option – Hochschulen bewegen sich in engen Budgetgrenzen, während der Bedarf steigt.
Finanzierung: Ein weiterer Engpass
Hinzu kommt die chronisch angespannte Haushaltslage vieler Hochschulen. Neue Planstellen für die Beratung zu schaffen, ist politisch und finanziell kaum durchsetzbar. Die Lösung muss also nicht mehr Personal bedeuten – sie muss intelligenter sein.
Hier liegt die eigentliche Herausforderung: Wie kann eine Hochschule mehr Studierenden besseren Zugang zu Beratung ermöglichen, ohne das bestehende Team zu überlasten – und ohne dabei Datenschutz und Qualität zu opfern?
Erfahrungen aus der Praxis: Hochschule München
Stefanie Lukasz, Teamleitung digitale Projekte und stellvertretende Sachgebietsleitung Beratung und Immatrikulation an der Hochschule München, kennt diese Herausforderungen aus dem Alltag. In einem gemeinsamen Webinar mit assisto teilt sie, wie ihre Einrichtung mit dem wachsenden Druck umgeht – und welche Rolle ein KI-gestützter Chatbot dabei spielt.
Die Erkenntnisse aus München sind nicht nur für eine Hochschule relevant. Sie zeigen exemplarisch, wie Beratungseinrichtungen zukunftsfähig aufgestellt werden können – ohne auf menschliche Nähe zu verzichten.
